OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Domiciliar una sociedad sin alquilar un espacio físico, es decir, contratar una oficina virtual proporciona una dirección cuya localización es el elemento más importante, y Madrid, como capital del país, da imagen de empresa geolocalizada en el núcleo de actividad económica. Es por esta razón que las instalaciones de Business Point Center están localizadas entre Plaza Castilla y Chamartín.

El concepto de oficina virtual se inicia hace unos 20 años en Estados Unidos y algunos países de Europa, y desde entonces ha conocido un gran desarrollo multiplicando además la cantidad y calidad de servicios a disposición de los usuarios de este tipo de domiciliación empresarial.

Es evidente que ser emprendedor no es fácil, iniciar una actividad económica en el actual estado del comercio supone un índice de riesgo superior al tradicional, pero al tiempo la situación proporciona oportunidades de negocio novedosas para los que saben entrever el futuro y planean su crecimiento conteniendo gastos.

Son abundantes los elementos que se requieren para dar el salto a las actividades empresariales y si no se cuenta la infraestructura imprescindible, es más que recomendable hacer uso de las oficinas virtuales, que proporcionan grandes beneficios y ahorros frente a una red de oficinas tradicionales.

Entre otras ventajas, el pago mensual de una oficina virtual permite contar con gestión de llamadas, administración y manejo de correspondencia y mensajería, disposición de salas de formación por horas, material de ofimática (ordenadores, fotocopiadoras, fax, etc…) así como servicio de catering para clientes, socios, proveedores y visitantes.

Contratar los servicios de una oficina virtual ayuda a reducir los costes administrativos, de gestión y mantenimientos varios hasta en un 60%, frente a la oficina tradicional. Existen multitud de estudios que indican que muchas empresas llegan a fracasar debido a la enorme inversión en los capítulos de acondicionamiento e infraestructuras, debido a un mal cálculo de la repercisiónd e estos costes en las cuentas generales de la compañía.

También resulta una gran ventaja ahorrarse la burocracia y costes de legalizar un local comercial o profesional. Alquilando una oficina virtual se puede iniciar una actividad empresarial de inmediato, sin más demoras, ahorrando el coste de los tiempos de espera.

Finalmente no es desdeñable la realidad de que este tipo de agrupaciones empresariales fomenta la filosofía del planeta verde y la conservación del ambiente, ya que la colectivización de los gastos permite su mejor gestión y aprovechamiento para el bien común.

Como conclusión es innegable que las oficinas virtuales ayudan a una empresa a proyectar una buena imagen corporativa, de cercanía y proximidad, para todos sus clientes, contactos, socios o proveedores. Por eso resulta de trascendental importancia y un factor de primer orden a la hora de decantarse por una oferta u otra de las muchas que abundan en el mercado, valorar la ubicación, movilidad y acceso a las instalaciones.

Queda por tanto claro que a diferencia de una oficina tradicional, en el caso de una oficina virtual evitamos arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional, y cada vez más los avances tecnológicos ayudan a que un profesional puede ejercer su actividad sin estar atado ocho horas al día a un espacio físico concreto , pero desde luego no todo es positivo, y por eso no deben dejar de analizarse los pros y contras de trabajar a través de una oficina virtual antes de decidir trabajar de esta forma.

Ventajas de la oficina virtual

Reducida inversión inicial. Para una empresa recién lanzada, el ahorro de costes de la oficina virtual es la mejor opción, ya que permite no arriesgar parte del capital inicial en el alquiler de un local o una oficina tradicional. También es una opción ganadora en caso de planes de expansión a otras zonas geográficas.

Ahorro económico y mejor política de costes Al llevar a cabo la operativa de forma virtual también se ahorran costes habituales en alquiler de diferentes servicios y consumos de oficina, lo que se puede traducir en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.

Siempre disponible. Las labores cotidianas se pueden realizar gracias a los avances en tecnologías de la información y la comunicación desde cualquier lugar del mundo y en el horario que se desee y gracias a la oficina virtual y sus servicios añadidos, cuando un cliente llame la empresa estará ahí para responder.

Horarios flexibles para el talento. Para algunos profesionales la opción de trabajar desde su casa o cualquier otro lugar elegido es un privilegio, por lo que la empresa virtual puede atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad central de actividades.

Reducción de tiempos y eventualidades. En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. También el despiste de multitud de reuniones que suelen producirse ne los espacios físicos. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o atascos de tráfico.

Desventajas de la oficina virtual

Dependencia de internet. La conexión a la red resulta indispensable en este tipo de proyectos, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión. Por suerte en los últimos tiempos la velocidad, calidad y estabilidad de la red ha mejorado hasta niveles que garantizan el buen trabajo profesional a distancia.

No todos los trabajadores ni todos los trabajos se pueden de “virtualizar”. Primeramente es cierto que no todas las actividades profesionales y empresariales pueden realizarse desde cualquier lugar y sin disponer de un espacio físico concreto. Además hay que reconocer que no todas las personas están capacitadas para trabajar virtualmente, ya que trabajar desde casa o en movilidad requiere de una organización, automotivación y orientación a resultados que no todo profesional dispone, en especial si ha realizado labores tradicionales durante muchos años y ha interiorizado los mecanismo de recibir instrucciones minimizando las propias capacidades de organización y gestión.

Problemas de comunicación. Pueden ocurrir tanto con el equipo interno como con clientes y proveedores. Y es que aunque las herramientas mejoran día a día, el ser humano es una animal social y en ocasiones es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.

Dificultades para controlar y coordinar. La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

Valorando en su justo equilibrio ventajas y desventajas podremos llegar a una decisión correcta a la hora de decidir si domiciliar nuestro negocio en una oficina virtual es la herramienta que necesitamos para nuestra expansión empresarial.

Y si ese es el caso, recuerde que Business Point Center le ofrece un moderno y funcional centro de negocios muy cerca de Plaza Castilla y de la estación de Chamartín donde podrá domiciliar su actividad, alquilar despachos, salas de reuniones, etc…